Objet

La présente « politique de protection des données » a pour objet la description exhaustive de la collecte, du traitement et de la conservation des données personnelles, ainsi que les droits des personnes physiques ou morales concernées sur ces données.

La présente politique fait intervenir plusieurs acteurs :

• L'Association des Réseaux de CentraleSupélec (ARCS), aussi connue sous le nom de ViaRézo, gérante de tracs.viarezo.fr et responsable du traitement des données collectées, représentée par son président Adiel Van Hecke, ci-après désignée « l'Éditeur »,
• Toute personne physique ou morale souhaitant accéder au site et à ses services, ci-après dénommée « l'Utilisateur·rice ».

La mention « TRACS » désigne le Tournoi de Renseignement et d'Analyse de CentraleSupélec, organisé par ViaRézo et le Ministère des Armées. Le site tracs.viarezo.fr a pour but la promotion de cet événement, ainsi que l'enregistrement des candidates et des candidats, et des demandes de remboursements.

Bases Juridiques

L'Éditeur s'engage à ce que les traitements de données personnelles effectués sur tracs.viarezo.fr soient également conformes au règlement général sur la protection des données (RGPD) ainsi qu'aux réglementations de la commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

Données Collectées et Finalités

Cette section liste exhaustivement les données personnelles récoltées, à travers différents formulaires. Ces données sont regroupées en catégorie, et pour chaque catégorie, il est précisé si les données concernées doivent nécessairement être fournies (« obligatoire(s) »), ou non (« facultative(s) » ou « facultatif(s) »).

Les données suivantes sont récoltées lors la création d'un compte :

• Données d'identification (prénom, nom, nom d'utilisateur) : obligatoires
• Coordonnées virtuelles (e-mail) : obligatoires
• Données d'authentification (mot de passe, stocké sous forme haché) : obligatoires

Ces données servent à l'identification unique de chaque Utilisateur·rice, au procédé d'authentification, ainsi qu'aux processus de candidature et d'inscription à TRACS.

Les données suivantes sont récoltées lors de la complétion du profil (nécessaire pour candidater à TRACS en tant qu'étudiant·e) :

• Coordonnées physiques (adresse, code postal, ville, pays) : obligatoires
• Données relatives aux études (certificat de scolarité, nombre d'années d'étude) : obligatoires
• Données d'identification supplémentaires (date de naissance, nationalité(s)) : obligatoires
• Régime alimentaire : facultatif, mais recommandé, pour permettre à l'équipe TRACS de proposer à boire et à manger à tout·e·s les participant·e·s au tournoi
• Remarques supplémentaires de l'Utilisateur·rice : facultatives
• Données relatives au tournoi (si l'Utilisateur·rice a déjà participé, son équipe, s'il est son capitaine) : obligatoires

Ces données servent aux processus de candidature et d'inscription étudiante à TRACS.

Les candidates et les candidats souhaitant participer au tournoi dans une équipe entreprise doivent fournir les informations suivantes :

• Données d'identification supplémentaires (date et lieu de naissance) : obligatoires
• Nom de l'entreprise : obligatoire
• Nom de l'équipe : obligatoire

Ces données servent aux processus de candidature et d'inscription entreprise à TRACS.

Dans le cadre d'une demande de remboursement, les données suivantes sont récoltées :

• Informations relatives au remboursement (montant, nombre de personnes concernées) : obligatoires
• Informations supplémentaires sur le ou les Utilisateur·rice(s) concerné·e(s) (nombre de boursiers, ville d'habitation) : obligatoires
• Preuve d'achat : obligatoire
• IBAN pour recevoir le remboursement : obligatoire
• Commentaires de ou des Utilisateur·rice(s) : facultatifs

Ces données servent au processus de remboursement des frais de déplacement et d'hébergement des participant·e·s à TRACS.

Destinataires des Données

Les données récoltées peuvent être partagées et traitées ultérieurement par les entitées suivantes :

• L'Éditeur (toutes les données collectées) ;
• La commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) (toutes les données collectées) ;
• Le Ministère des Armées (les profils complétés des Utilisateur·rice·s).

Conservation des Données

Les données ici mentionnées sont conservées sur les serveurs de l'Éditeur pour une durée maximale de 2 ans après leur récolte.

L'Éditeur s'engage à mettre en œuvre tous les moyens nécessaires pour garantir la sécurité et la confidentialité des données. Toutefois, il n'apporte pas une garantie de sécurité totale.

Vos Droits

En vertu des articles 16 à 21 du règlement général sur la protection des données (RGPD), l'Utilisateur·rice dispose d'un droit d'accès, de rectification, de suppression et d'opposition sur les données personnelles susmentionnées. L'Utilisateur·rice exerce ce droit :

• Par mail à tracs.contact@ml.viarezo.fr ;
• Par voie postale au 1 rue Joliot Curie - 91190 Gif-sur-Yvette, à ViaRézo, préférablement par lettre recommandée avec accusé de réception.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous êtes libres de contacter ou de faire connaître vos revendications aux personnes ou entités suivantes :

• À l'équipe TRACS, par mail à tracs.contact@ml.viarezo.fr ;
• À l'Éditeur :
  • Par voie postale au 1 rue Joliot Curie - 91190 Gif-sur-Yvette, à ViaRézo, préférablement par lettre recommandée avec accusé de réception ;
  • Par mail, par l'intermédiaire de son Délégué à la Protection des Données (DPO) Victor Gueudelot, à viarezo.dpo@ml.viarezo.fr ;
• À la commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), depuis son site Internet cnil.fr.